Hướng Dẫn Căn Lề Chuẩn Trong Word: Bí Quyết Cho Tài Liệu Chuyên Nghiệp

Căn lề là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tính thẩm mỹ và chuyên nghiệp cho văn bản. Việc căn lề chuẩn trong Word giúp văn bản trở nên dễ đọc, khoa học, gây thiện cảm với người nhìn, đồng thời thể hiện sự chỉn chu của người viết. Dưới đây, Ôn thi sinh viên sẽ hướng dẫn cho bạn cách căn lề chuẩn trong Word, đảm bảo tài liệu của bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn.

I. Cách căn lề trong Word 2007, 2010

Bước 1: Mở file Word của bạn. Chọn thẻ Page Layout > kích chuột trái vào biểu tượng mũi tên như hình minh họa trong nhóm Page Setup.

Bước 2: Tại cửa sổ Page Setup, trong mục Margins bạn tiến hành nhập thông số căn lề vào các mục Top, Bottom, Left, Right.

Trong đó:

• Top (Căn lề trên): Khoảng cách từ mép trên của trang đến dòng đầu tiên của văn bản.

• Bottom (Căn lề dưới): Khoảng cách từ mép dưới của trang đến dòng cuối cùng của văn bản.

• Left (Căn lề trái): Khoảng cách từ mép trái của trang đến mép trái của văn bản.

• Right (Căn lề phải): Khoảng cách từ mép phải của trang đến mép phải của văn bản.

• Gutter (Rãnh giữa): Khoảng trống giữa hai trang khi in hai mặt.

Bước 3: Nhấn Set As Default nếu bạn muốn lưu mặc định > Nhấn OK.

II. Cách căn lề trong Word 2013, 2016, 2019, Word 365

1. Dùng Page Layout để căn lề trong Word

Bước 1: Tại tab Layout, chọn biểu tượng mũi tên như hình minh họa trong phần Page Setup.

Bước 2: Tại cửa sổ Page Setup, trong mục Margins bạn tiến hành nhập thông số căn lề vào các mục Top, Bottom, Left, Right.

Trong đó:

• Top (Căn lề trên): Khoảng cách từ mép trên của trang đến dòng đầu tiên của văn bản.

• Bottom (Căn lề dưới): Khoảng cách từ mép dưới của trang đến dòng cuối cùng của văn bản.

• Left (Căn lề trái): Khoảng cách từ mép trái của trang đến mép trái của văn bản.

• Right (Căn lề phải): Khoảng cách từ mép phải của trang đến mép phải của văn bản.

• Gutter (Rãnh giữa): Khoảng trống giữa hai trang khi in hai mặt.

Các bước thực hiện tương tự như với Word 2007, 2010

Bước 3: Nhấn Set As Default nếu bạn muốn lưu mặc định > Nhấn OK.

2. Dùng Options để căn lề trong Word 

Bước 1: Nhấn chọn File > Chọn Options.

Bước 3: Quay lại giao diện chính trên Word > Chọn Layout > Nhấn Margins > Nhấn Custom Margins.


 

3. Cách thiết lập căn lề mặc định trong Word 

Việc thiết lập căn lề mặc định sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn nếu như bạn là một người thường xuyên phải sử dụng văn bản, cũng tránh việc bạn mắc sai lầm trong việc căn lề ở những lần tiếp sau. Sau đây, Ôn thi sinh viên sẽ hướng dẫn bạn các bước để thiết lập căn chỉnh lề mặc định trong Word. 
Bước 1: Bạn tiến hành căn chỉnh lề như các bước đã hướng dẫn ở trên.
Bước 2: Nhấn Set As Default.

Bước 3: Chọn Yes > Nhấn OK.

III. Quy định về căn lề trong văn bản hành chính

Quy định căn lề trong văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP:

Khổ giấy: A4 (210mm x 297mm).
Kiểu trình bày: Dọc.
Định lề trang:

• Lề trên: Cách mép trên từ 20 - 25 mm (2cm - 2.5cm).

• Lề dưới: Cách mép dưới từ 20 - 25 mm (2cm - 2.5cm).

• Lề trái: Cách mép trái từ 30 - 35 mm (3cm - 3.5cm).

• Lề phải: Cách mép phải từ 15 - 20 mm (1.5cm - 2cm).

• Có thể căn chỉnh thụt đầu dòng ở lề trái thêm 2.5 cm cho các đoạn văn bản bắt đầu từ trang mới, các đoạn văn bản mới sau phần tiêu đề phụ, các đoạn văn bản liệt kê, v.v.

• Có thể điều chỉnh lề hẹp hơn quy định nhưng không được nhỏ hơn 15 mm cho lề trái và 10 mm cho các lề còn lại.

Xem thêm: Các cách giãn dòng trong Word đơn giản và đẹp mắt

• Sử dụng cỡ chữ tối thiểu 12pt cho nội dung chính và 10pt cho chú thích.

• Dòng cách tối thiểu 1.5.

• Sử dụng phông chữ Times New Roman hoặc Arial.

• In văn bản hai mặt.

• Đánh số trang liên tục ở phần dưới chân trang, bắt đầu từ trang 2

IV. Một số lỗi hay mắc phải khi căn lề và cách khắc phục

1. Lỗi căn lề không đều

Nguyên nhân:

• Sử dụng dấu ngắt dòng (Shift + Enter) thay vì dấu ngắt đoạn (Enter).

• Đã định dạng sẵn kiểu chữ, ký tự hoặc đoạn văn bản.

• Có nhiều khoảng cách trắng thừa trong văn bản.

Cách khắc phục:

• Thay đổi dấu ngắt dòng thành dấu ngắt đoạn.

• Xóa định dạng sẵn cho văn bản.

• Loại bỏ các khoảng cách trắng thừa bằng cách sử dụng phím Backspace hoặc Delete.

2. Lề trang bị thay đổi khi in:

Nguyên nhân:

• Cài đặt khổ giấy không chính xác.

• Sử dụng máy in không phù hợp.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra và điều chỉnh khổ giấy phù hợp trong Page Setup.

• Thay đổi máy in hoặc cài đặt driver máy in phù hợp.

3. Lỗi căn lề cho bảng

Nguyên nhân:

• Chưa chọn toàn bộ bảng trước khi căn lề.

• Sử dụng tab stops để căn lề thay vì công cụ căn lề bảng.

Cách khắc phục:

• Chọn toàn bộ bảng bằng cách click vào dấu + ở góc trên bên trái bảng.

• Sử dụng công cụ căn lề bảng trong tab Layout.
   

XEM THÊM: Cách tạo mục lục trong Word dễ dàng

4. Vấn đề về căn lề khi chèn hình ảnh

Nguyên nhân:

• Chưa định dạng vị trí hình ảnh phù hợp.

• Hình ảnh có kích thước quá lớn.

Cách khắc phục:

• Click chuột phải vào hình ảnh, chọn Text Wrapping và chọn kiểu định vị mong muốn.

• Điều chỉnh kích thước hình ảnh phù hợp bằng cách kéo thả các góc hình ảnh hoặc sử dụng công cụ Format Picture.

5. Lỗi căn lề khi sử dụng Tab Stops:

Nguyên nhân:

• Vị trí đặt Tab Stops không phù hợp.

• Sử dụng định dạng Tab Stops không chính xác.

Cách khắc phục:

• Điều chỉnh vị trí Tab Stops bằng cách click chuột trái vào vị trí muốn đặt Tab Stops trên thanh thước kẻ.

• Sử dụng tab Tabs trong tab Layout để định dạng Tab Stops chi tiết.

Việc căn lề chuẩn trong Word không chỉ giúp tài liệu của bạn trông chuyên nghiệp hơn mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách thức soạn thảo văn bản. Bằng cách theo dõi các bước đơn giản này, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh lề sao cho phù hợp với mọi yêu cầu, từ báo cáo chính thức đến tài liệu marketing sáng tạo. 
Hãy theo dõi ngay Onthisinhvien.com để biết thêm nhiều kiến thức bổ ích, giúp bạn tích lũy thêm nhiều kỹ năng mềm nhé!